V roce 2020 bude stát umět přijímat elektronické faktury. Jak jsou připraveny české firmy?

V příštím roce budou muset všechny instituce státní a veřejné správy umět elektronické faktury přijímat a zpracovávat. Podle odborníků firmy na e-faktury přecházet postupně budou, hlavně z důvodu zefektivnění práce.

Jak bude fungovat elektronická fakturace?

Prostřednictvím moderních účetních systémů je možné faktury posílat i přijímat s využitím elektronické výměny dat ve formátu ISDOC, respektive ISDOCX. Tato bezpapírová výměna umožňuje jejich rychlé a bezchybné zpracování. Zkrácením času stráveného nad účtováním faktur může firma ušetřené zdroje využít jinde. Automatický import pak eliminuje chybovost, která se může objevit při ručním zadávání a návazných platbách faktur.

Zdroj: Pixabay

Elektronická faktura tedy neznamená fakturu zaslanou elektronickou poštou. „Faktura například ve formátu pdf je pouze elektronickou verzí klasické papírové faktury. E-faktura má však podobu datového souboru, který si mezi sebou předávají účetní systémy. Papírová a elektronická faktura jsou přitom z hlediska legislativy naprosto rovnocenné,“ vysvětluje Gabriela Ivanco ze společnosti Mazars.

Možnosti pro využití elektronické fakturace se rozšiřují. Od dubna příštího roku budou mít podle Šárky Pavlasové z Odboru vnějších vztahů a komunikace Ministerstva financí všechny instituce státní a veřejné správy povinnost přijímat a zpracovávat elektronické faktury odpovídající příslušné evropské normě. Vyplývá to ze zákona o zadávání veřejných zakázek a týká se to například státních příspěvkových organizací či územních samosprávných celků.

Proč je elektronická fakturace málo využívaná?

„V resortu MF ČR jsme prozatím v roce 2019 obdrželi celkem 63 854 faktur, z toho elektronických faktur (formát ISDOC) bylo celkem 2 360. To představuje 3,7 procenta. Obdobné počty byly vykázány i za roky 2017 a 2018,“ uvádí Šárka Pavlasová. Podle odborníků však zřejmé výhody v budoucnu e-fakturaci zajistí širší využití. „Firmy postupně zcela jistě začnou na elektronickou fakturaci přecházet, a to hlavně z důvodu časové nenáročnosti a zefektivnění práce,“ věří Gabriela Ivanco.

„Důvodem nízkého využití elektronických faktur je fakt, že lidé o této možnosti často nevědí,“ vysvětluje Róbert Krupa ze společnosti Solitea, která dodává účetní a fakturační systémy. Praxe však ukazuje, že tato oblast je pro firmy zajímavá, jen je třeba jim dát srozumitelné informace.

„Když jsme letos v říjnu přišli s možností elektronické fakturace, zaznamenali jsme okamžitý zájem stovek podnikatelských subjektů. Je zřejmé, že po důkladném vysvětlení všech benefitů se firmy e-fakturace nebojí,“ popisuje Damir Duraković, generální ředitel nákupní aliance Axigon, která firmám poskytuje tankovací karty Shell a EuroOil. „S našimi tankovacími kartami není třeba schraňovat jednotlivé účtenky například za palivo nebo za parkování. Veškeré transakce firma obdrží na jediné faktuře, kterou navíc již nemusí zadávat do systému ručně, nebo snad dokonce zbytečně tisknout,“ dodává Damir Duraković.

Čtěte také:

• Tankovací karty mohou být výhodné i pro malé firmy a OSVČ
• Elektronická neschopenka 2020: co se změní?
• Jak a proč si zařídit elektronický podpis