6 zásad time-managementu pro finanční poradce

Nesnažte se udělat pro klienta vše

Snaha vyhovět klientovi a udržet si jeho přízeň vede často k tomu, že slibujeme více, než jsme schopni splnit. Finanční poradce získává provizi za zprostředkování finančních produktů, ne za jejich správu. Pokud klientům slibujete, co není ve vašich silách, dáváte pak prioritu dotahování restů před vytvářením přidané hodnoty a důležitými aktivitami, které vedou k vytouženým výsledkům. Zlepšení dosáhnete, když se naučíte neslibovat více, než dokážete splnit.

Vytvořte si důkladný systém v zaznamenávání informací

Zdlouhavým hledáním údajů o klientech je možné ztratit i několik hodin týdně. Ozve se vám například klient, se kterým jste nějaký čas nebyli v kontaktu. Řeší novou životní situaci a potřebuje od vás poradit. Uvažuje třeba nad větším bydlením. Pokud v klientských složkách nemáte systém a pořádek, nebude pro vás lehké se na tuto schůzku připravit.

Zaznamenávejte si proto všechny informace na jedno místo. Ideálně využijte speciální mobilní aplikace pro finanční poradce, například Mindee. K informacím v ní máte pohodlný přístup kdykoliv a kdekoliv. Spoří váš čas, který můžete věnovat kvalitnější péči o klienty. Navíc se díky ní vyvarujete psaní poznámek na vícero různých míst: zápisník, diář, lepící bločky, excel, a citlivé klientské informace jsou v ní v bezpečí.

Moc klientů, moc administrativy

Pokud se topíte v administrativě, může to znamenat, že máte hodně klientů a vše jde skvěle. Přesto je čas zamyslet se nad změnou. Dlouhodobě vám přemíra administrativy ubírá čas na kvalitní péči o klienty, a to se dříve či později projeví na jejich nespokojenosti. V takovéto situaci vám už bliká výstražná kontrolka – opravdu nestíháte. Je čas delegovat.

Řešením je delegovat rutinní činnosti na asistentku a věnovat se naplno obchodním aktivitám. Můžete se domluvit s kolegy a využívat asistentku společně nebo jí mít jen na částečný úvazek.

Zdroj: Shutterstock

Najděte mezery v organizaci kalendáře

Stačí se držet několika základních pravidel organizace času a můžete zvýšit svou efektivitu až několikanásobně. Úspěch začíná u práce s kalendářem.

Stává se vám, že si plánujete schůzky na všechny dny v týdnu? Jeden den máte jednu schůzku v 10.00 dopoledne a další pak třeba až v 17.00 odpoledne? Příprava a čas strávený cestou na schůzku a pak na samotné schůzce vám v tomto případě v podstatě zaberou celé dopoledne i také část z odpoledne. Kromě dvou schůzek nestihnete nic dalšího.

Z naší zkušenosti finančních poradců doporučujeme určit si dny, které budete věnovat jen schůzkám, a stanovit si, kdy pracujete jen z kanceláře. Současně si po ukončení schůzky s novým klientem do diáře naplánujte časové okno na navazující aktivity. Někdy stačí i 20 minut. To podstatné ze schůzky si budete mít čas zaznamenat a nebudete to muset nosit v hlavě.

„Hlavní příčinu toho, že klient s péčí od finančního poradce nakonec není spokojen, vidíme dle našich zkušeností v tom, že finanční poradci jednoduše nemají čas na pořádnou péči o klienta. Celé to pak v konečném důsledku přispívá k nedobré pověsti všech finančních poradců. Věříme, že to lze změnit. Proto jsme vytvořili aplikaci, která zjednodušuje finančním poradcům práci v digitálním světě.“ říká Martin Mašek, CEO ve společnosti Mindee.

Zbavte se prokrastinace

Jste v jednom kole. Jdete ze schůzky na schůzku, mezitím vyřídíte nějaké telefonáty. Jste unavení a do některých věcí se vám pak prostě nechce. I když je máte na dnešním seznamu úkolů. Důležité věci odkládáte, pustíte se do jiného, sympatičtějšího úkolu. Je čas zlepšit sebeřízení.

Pomoci může hlubší zamyšlení se nad daným úkolem. Zeptejte se sami sebe: „Proč je ten úkol důležitý? Co na něj navazuje? Proč se mi do něj nechce? Co se stane, když ten úkol neudělám?“ Výsledkem může být uvědomění si, že nechuť do akce pramení třeba z nedostatku informací. Získáním dodatečných informací se úkol najednou může jevit jinak. Už vás nebude svádět k tomu, abyste jej odložili.

Neztrácejte čas nedůležitými činnostmi

Často se stává, že velkou část svého produktivního času strávíme nad nedůležitými činnostmi. Není pak divu, když na konci měsíce vidíme výsledky budící rozpaky. Pro finančního poradce je zásadní získávání a udržování nových klientů, realizace vhodného řešení pro ně a sebevzdělávání. Vše ostatní, čemu věnujeme pracovní čas, je vedlejší.

V rozhodování, čemu věnovat čas, vám pomůže tzv. rovnice úspěchu. Stanovte si kompetence a aktivity, které vás dovedou k očekávaným výsledkům. Kolik je potřeba telefonátů, abyste si domluvili schůzku? Kolik musíte uskutečnit schůzek, abyste vydělali peníze? Znáte odpovědi na tyto otázky?

Čas je příliš cenný na to, abychom ho spotřebovávali na nedůležité věci. Ať už minuty a hodiny ušetříte jakoukoli metodou a rozhodnete se je využít jakýmkoli způsobem, dobrý time-management vždy vede k větší životní spokojenosti a rovnováze.

Čtěte také:

• Co obnáší práce finančního poradce?
• Na co byste si při schůzce s finančním poradcem měli dát pozor?