Řízení úvěrů a pohledávek

Podnikatelský subjekt může využít vlastní specializovaný útvar, jít cestou outsourcingu – svěřit řízení a správu svých pohledávek specializované firmě – anebo může oba uvedené modely kombinovat. Každá zvolená cesta má své výhody a nevýhody, rozdílnou finanční náročnost a efektivnost. Podstatné ale je, aby se každá firma řízením poskytnutých úvěrů zabývala od okamžiku jejich vzniku, nenechala si situaci přerůst přes hlavu a po získání určitých zkušeností volila nejoptimálnější variantu, která odpovídá jejímu předmětu podnikání, skladbě odběratelů, průměrné výši a objemu pohledávek, termínům splatnosti apod.

Ať již firma zvolí kterýkoliv z výše uvedených způsobů, je naprosto nezbytné, aby zavedla standardní systém řízení pohledávek. Standardizace řízení pohledávek vyžaduje jednoznačné, srozumitelné, průhledné a kontrolovatelné definování pravidel a postupů ze strany věřitele, které eliminují subjektivní pohled na situaci, osobní vazby ke dlužníkovi, možnosti uplácení, poskytování protislužeb apod.

Pravidla se logicky mohou lišit pro jednotlivé kategorie dlužníků, ale je-li dlužník do určité kategorie zařazen, je jejich striktní dodržování pro danou skupinu dlužníků závazné.

Bezpodmínečná je spolupráce a propojenost výrobního, obchodního a finančního útvaru. Výhradní orientace na zákazníka, sledování pouze výše obratu bez ohledu na finanční toky může být pro společnost fatální. Tento model řízení pohledávek si mohou dovolit pouze kapitálově silné nadnárodní společnosti při vstupu na nový trh při získávání co největšího podílu na trhu. Činí tak bez ohledu na výši vzniklých pohledávek, které je nemohou položit, a sledují jediný cíl: ukrojit si z pomyslného koláče co největší kus. Poté, co dosáhnou svého předpokládaného cíle, může být jejich systém řízení pohledávek učebnicovým a praktickým vzorem pro české společnosti.

Hovoříme-li o propojenosti výrobního, obchodního finančního útvaru, máme na mysli především propojení informačních toků. Ale je účelné oddělit řízení vztahů se zákazníky od vlastního řízení prodeje a následného řízení vzniklých pohledávek. Zabrání se tak střetu zájmů jednotlivých útvarů a nekritickému pohledu na vzniklou situaci, neboť je logické, že jinak vidí konkrétní stav pracovník v oblasti prodeje a jinak pracovník zodpovědný za finanční otázky firmy.

Vytvoření zákaznických skupin, stanovení úvěrových limitů pro skupiny zákazníků, určení lhůt splatnosti, termínů telefonických a písemných upomínek, osobních jednání s dlužníky, definování kategorií pohledávek podle jejich kvality až po stanovení pravidel pro jejich soudní vymáhání – to vše se stalo nezbytností pro společnosti, které chtějí být na trhu dlouhodobě úspěšné. To, co bylo před 15 lety, kdy byla v naší zemi nastoupena cesta rozvoje tržního hospodářství, pouhou teorií, se stalo životní nutností.

Pohledávky existovaly vždy a existovat budou. Otázkou je, kdy se má věřitel pohledávkou zabývat. Odpověď je jednoznačná: pohledávkou je třeba se zabývat již v okamžiku jejího vzniku. Zkušenosti Coface Intercredit Czechia potvrzují, že proaktivní způsob řízení pohledávek přináší efekt v tom, že cca 75 % pohledávek je uhrazeno ve sjednaném termínu splatnosti nebo do 30 dnů po termínu splatnosti. Dalších 20–22 % je pak uhrazeno do 90 dnů po termínu splatnosti a jedná se o pohledávky, kdy dlužník není schopen dostát svému závazku nebo nemá vůli uhradit jej včas. Jen 3–5 % pohledávek je pak inkasováno mimosoudně v delším časovém horizontu nebo je předmětem soudního vymáhání.

Proaktivní způsob řízení pohledávek má i řadu odpůrců, kteří argumentují tím, že je nedůstojné „obtěžovat“ dlužníka, že odrazuje stávající i potenciální zákazníky, že může narušit dobré obchodní vztahy. Pochybovačům a kritikům lze jen vzkázat, že jsou-li jednotlivé kroky věřitele prováděny slušně, zdvořile, ale důrazně, není třeba se obávat jakéhokoliv narušení vztahů s dlužníkem, naopak přispějí ke zprůhlednění vzájemných vztahů, které nejsou zatěžovány pozdními platbami či soudními spory.

V čem spočívá podstata proaktivního řízení pohledávek? Několik dní před splatností (5–7) se dotážeme dlužníka, zda fakturu již obdržel, zda ji nerozporuje a zda předpokládá její honorování v termínu splatnosti (nebo nám sdělí, že proplacení faktury se zdrží o několik dní z těch a těch důvodů). Po lhůtě splatnosti mohou být v průběhu 30 dnů uskutečněny ještě dvě telefonické upomínky, případně může být zaslán zdvořilý dopis, v němž připomeneme, že příslušná faktura měla být již uhrazena. Teprve pak následují písemné upomínky, zdvořilé, ale důrazné.

Je logické, že zavedení nového proaktivního řízení pohledávek nepřinese výsledky ihned, ale jeho důrazné uplatňování přinese efekt již během 6–9 měsíců, kdy si na něj věřitelé zvyknou a začnou jej respektovat. Přinese ovoce v podobě výrazného zlepšení platební morálky obchodních partnerů, ale i finančních toků do vlastní společnosti. Hrubou chybou je, pokud systém proaktivního řízení pohledávek „změkčíme“ nebo jej dokonce na nějaký čas opustíme. Následky v podobě zhoršení platební morálky obchodních partnerů jsou daleko rychlejší, než bychom očekávali.

Výše popsaný postup může společnost uplatnit sama v rámci vlastního schématu řízení, nebo celou agendu outsourcovat na specializované společnosti, které převezmou veškeré faktury, jež vystavila, a celou agendu za ni spravují. Cena služby nepřevyšuje náklady, které by společnost vynaložila, kdyby prováděla tuto činnost ve vlastní režii, navíc renomované firmy disponují výkonným software a školeným personálem.

Proaktivní řízení pohledávek je novou výzvou pro výrobní a obchodní společnosti, jak účinně řešit své pohledávky v tuzemsku, ale i v zahraničí. Nečinné přihlížení tomu, jak dlužník hospodaří nebo utrácí mé peníze, nepřináší jen nepříjemné pocity, ale v neposlední řadě může způsobit insolvenci vlastní firmy se všemi s tím souvisejícími důsledky.