Jak bojovat proti podvodům ve firmě

Na základě zprávy „Podvody: realistická řešení reálných rizik“, kterou zpracovala skupina pro vyšetřování a poradenství v oblasti řešení sporů (Investigations & Dispute Advisory group, GIDA), jež působí v rámci celosvětové poradenské sítě Ernst & Young, jsme pro vás připravili praktické návody, jak bojovat proti podvodům ve společnosti. Na detailních příkladech vám ukážeme důsledky, jež mohou podvody mít, i způsoby, jak je minimalizovat.

„8. celosvětový průzkum Ernst & Young zaměřený na problematiku podvodů zjistil, že více než polovina respondentů má obavy z počítačových podvodů, ale jen každého pátého znepokojují účetní podvody. Ironií je, že podstatou všech velkých ekonomických skandálů posledních let bylo právě zfalšované účetnictví,“ řekl Martin Smekal, partner pražského zastoupení Ernst & Young.

Mezi nejběžnější typy podvodů patří:

• zpronevěra
• zfalšované účetnictví
• korupce

„Střední Evropa zažila již několik velkých podvodů, a to v soukromém i ve veřejném sektoru. Hospodářská kriminalita je tak stará jako podnikání samo. Spolu s tím, jak organizace rostou a mají složitější strukturu a mezinárodní charakter, roste i prostor pro podvody. Podniky ve střední Evropě jsou zvlášť zranitelné, protože v nich tržní ekonomika funguje historicky velice krátkou dobu a s řízením a správou mají málo zkušeností,“ podotkl Per Sundbye, který vede regionální expertní skupinu společnosti Ernst & Young pro forenzní služby a odhalování podvodů.

„Stejně jako u všech ostatních provozních či podnikatelských rizik, také u rizika podvodu nese konečnou odpovědnost představenstvo společnosti. Nedávné skandály zvýšily pozornost věnovanou řízení a správě podniků a posílily odbornou i osobní odpovědnost ředitelů a členů představenstva. Každodenní agendu související s řízením rizik však má obvykle na starosti exekutivní či provozní management, který sice rozumí problémům týkajícím se řízení a provozu, ale lze jen těžko předpokládat, že by měl potřebné znalosti a zkušenosti v oblasti podvodů,“  řekl P. Sundbye.  „Ať už se to ředitelům líbí nebo ne, jejich místo v boji proti podvodům je v první linii,“ dodal.

Odbornící radí, že by každý ředitel či předseda představenstva na sebe měl vzít odpovědnost za bezpečnostní opatření na ochranu proti podvodům a zajistit zavedení efektivních vnitřních kontrol. V opačném případě společnostem podle nové zprávy Ernst & Young hrozí nedozírné finanční škody i ztráta dobrého jména.

„Odpovědnost za prevenci podvodů nese představenstvo společnosti. Škody, které společnostem  hrozí, ať už přímé finanční škody, či škody způsobené poškozením dobré pověsti, spolu se stále náročnějšími požadavky v oblasti řízení a správy podniků dnes ředitelům nedovolují ignorovat riziko podvodů a předpokládat, že právě v jejich společnosti se podvod objevit nemůže,“ uvedl v úvodu ke zprávě Digby Jones, generální ředitel Konfederace britského průmyslu.

Tak jako u každé strategie zaměřující se na prvenci kriminality, také v případě omezování rizika podvodu je klíčem k úspěchu pochopení jeho příčin, identifikace oblastí, kde je jeho výskyt nejpravděpodobnější, a zavedení postupů na jejich ochranu. Podvod je možný jedině tam, kde je k němu příležitost, jíž může být např. slabina nějakého interního systému, a kde má potenciální podvodník pocit, že výhody, které podvodem získá, převažují nad rizikem, že bude odhalen a skončí ve vězení.

Z toho vyplývá, že také boj s podvody musí probíhat na dvou frontách. Jednak je důležité eliminovat příležitosti k podvodu a jednak je nutné dát potenciálnímu podvodníkovi jasně najevo, že bude odhalen a že výhody, které mu z podvodu poplynou, zdaleka nestojí za následky, které ponese. V tom hrají nezastupitelnou roli interní zásady zaměřující se na prevenci podvodů.

Poznej svého podvodníka

Většina lidí se domnívá, že riziko podvodu jim hrozí především z vnějšku. Nicméně  8. celosvětový průzkum Ernst & Young zaměřený na problematiku podvodů ukázal, že 85 % nejzávaznějších podvodů způsobují zaměstnanci a jiné interní subjekty. A jak můžeme poznat, že právě naší společnosti takový podvod hrozí? Mezi nejčastější signály, které mohou vzbuzovat podezření, patří:

Personální oblast:

• Management je ovládán jednou osobou nebo malou skupinou osob a není pod dohledem žádného dozorčího orgánu.
• Životního úroveň některého ze zaměstnanců neodpovídá jeho příjmům. 
• Neúměrný počet přesčasových hodin, úkoly nejsou delegovány na jiné zaměstnance, nečerpání nároku na dovolenou v plné výši.

Procesy:

• Zaměstnanci, odběratelé ani dodavatelé nejsou prověřováni, např. na základě referencí.
• Existují náznaky, že management nerespektuje interní kontroly.
• Bankovní účty, dceřiné společnosti či pobočky jsou neodůvodněně zřizovány v daňových rájích.

Výnosy:

• Neobvyklé nebo složité transakce, které mají významný dopad na výnosy nebo jsou příliš složité na to, aby je laik pochopil.
• Neobvykle velké zisky nebo ztráty oproti jiným podnikům ve stejném odvětví.

 
Zdroj: Ernst&Young

Řada organizací má nouzové plány pro případ požáru, výbuchu bomby nebo výpadku informačních systémů, ale jak postupovat v případě podezření na podvod, to vědí jen málokde.  A přitom právě chyby při ověřování podezření a zajišťování důkazů mohou napáchat nedozírné finanční škody a nenávratně poškodit dobré jméno organizace.

„Při odhalení podvodu je velice důležitá jednoznačná, rychlá a adekvátní reakce. Pokud chcete odradit další potenciální podvodníky, musíte jim dát jasně najevo, že Vaše organizace je při odhalování hospodářské kriminality nekompromisní. To je důležitá věc, kterou by si měl každý ředitel uvědomit,“ řekl P. Sundbye.

Některé záležitosti, které je nutné zohlednit při sestavování nouzového plánu pro případ podvodu:

• Nouzový plán pro případ podvodu musí být schválen kompetentními orgány společnosti.
• Musí v něm být obecně stanoveno, kdo povede vyšetřování.
• Musí v něm být definovány cíle a kompetence vyšetřovacího týmu.
• Postup při vyšetřování – identifikace podezřelých, zajišťování a uchovávání důkazů.
• Spolupráce s policií.
• Výkaznictví a informování veřejnosti.

Zdroj: Zpráva „Podvody: realistická řešení reálných rizik“ od společnosti Investigations & Dispute Advisory group, GIDA, působící v rámci celosvětové poradenské sítě Ernst & Young