BI - dělejte byznys inteligentně

Málo kdo si uvědomuje, že ve firemních datech, jsou-li „čistá”, tkví velký potenciál. Když je potřeba připravit report, analýzu nebo odhad vývoje ukazatelů, potom se do nich nahlédne. Tím to však nekončí, data se vykopírují, k nim se přidají další z jiného souboru a další z ještě úplně jiného. Ta se pak zkoumají a analyzují a při poradách se nad nimi diskutuje.

Tento proces je velice neefektivní a zdlouhavý a navíc při něm dochází k chybám. Přitom stačí tak málo, aby se těmto negativům předešlo, a to využít pro analýzu dat nástroje Business Intelligence (BI). Vše co je potřeba, jsou data uložená v elektronické podobě, které se do aplikace nahrají a ta je změní v užitečné informace a sestavy umožňující správné rozhodování. Vše bez zdlouhavých příprav a chyb.

V ideálním případě jsou veškeré datové výstupy společnosti integrovány do BI, takže všechny procesy fungují automaticky. Prakticky to znamená, že již nemusíte slučovat výkazy prodeje z různých zdrojů ani ručně vytvářet kontingenční tabulky, diagramy a grafy a navíc je zde možné provádět také ad hoc citlivostní analýzy. Tabulky a výkazy není navíc potřeba sdílet elektronickou poštou ani v tištěné podobě, místo toho lze informace sdílet online.

Investice s vysokou návratností

„Je však stále málo firem, které se odhodlají do BI investovat. Je to způsobeno jednak nedostatečnou znalostí existence těchto nástrojů a také obavou z vysokých nákladů,“ tvrdí Jiří Přibyslavský, který pracuje jako Business Consultant ve společnosti SAP ČR. Přitom podle průzkumu AMR Research publikovaného v loňském roce byla typická návratnost řešení Business Intelligence do dvou let. Navíc tyto systémy už nepředstavují jen drahé robustní aplikace, jejichž implementace trvá řádově měsíce, ale přizpůsobily se potřebám zákazníků. Není tak problém, aby BI využívali i jednotlivci či firmy s pár zaměstnanci, a to za cenu měsíční platby za telefon nebo i zadarmo.

„Stává se ale, že když již firma využívá Business Intelligence, tak je často dostupné jen úzkému okruhu vybraných zaměstnanců nebo je využíváno jako doplňkový nástroj ke standardním postupům. Zbytečně tak klesá jeho přínos společnosti a doba návratnosti se prodlužuje,” dodává Jiří Přibyslavský. Pokud se ale vedení rozhodne využívat tyto nástroje v maximálním možném rozsahu a pro všechny pracovníky, kteří je při své práci mohou potřebovat, často tak vzroste efektivita podniku a příjatá rozhodnutí jsou rychlejší, fundovanější a především správná. Právě správná rozhodnutí odlišují úspěšnou firmu od neúspěšné.

Síla skrytá v BI

K takovým rozhodnutím, jak již bylo řečeno, je zapotřebí mít správná data. Jedním z možných řešení je integrace nástrojů Business Intelligence do podnikového informačního systému typu ERP. BI však také může pracovat zcela odděleně, a to i nad velkým množstvím různých informačních systémů, které mohou být od různých dodavatelů. Firmy se už naučily sbírat data a jsou schopny například zjistit tržby za jednotlivé časové úseky.

Na druhou stranu už nejsou schopny je podrobně analyzovat a určit, proč rostou nebo klesají a zda jejich vývoj nenaznačuje nějakou změnu na trhu nebo dokonce problém uvnitř firmy. Právě tyto důležité informace dokáže Business Intelligence ze záplavy dat zjistit. Zvláště ve složitých dobách, jako je ta současná, poznamenaná krizí, se vyplatí mít BI k dispozici. Představuje totiž ideální způsob, jak najít neefektivity a prostor pro úspory. Sofistikované nástroje BI navíc umožňují modelování situace s použitím scénářů ve stylu „co se stane, když...“ – například když firmě odejde nejdůležitější zákazník, klesnou ceny na trhu nebo podnik zruší v rámci úspor jednu část výroby. Právě možnost vymodelovat konkrétní dopady manažerských rozhodnutí a pracovat s nimi v různých variantách je obrovským přínosem těchto systémů.

V příštím článku probereme trendy v BI.