Pět kritických chyb, kterých se malé a střední podniky dopouštějí

Majitelé, manažeři a účetní těchto podniků mají tendenci pohlížet na finanční účetnictví podobně jako vláda – zužují jeho použití na podávání zpráv finančnímu úřadu. Tento přístup vede k tomu, že se do finančního oddělení dostatečně neinvestuje a vedení společnosti nemá k dispozici informace, které potřebuje k řízení podniku. Na základě našich zkušeností jsme identifikovali pět významných chyb, jichž se mnoho malých a středních podniků dopouští ve svých finančních oddělení.

1. Nedostatečné vedení účetnictví

Nedostatečné vedení účetnictví přináší podnikům nevýslovné problémy. Nejen že firmě a jejímu managementu přidělává více práce, neboť je třeba více času pro jednání s finančním úřadem. Brání navíc vedení, aby získalo jasný a trvalý přehled o výkonnosti podniku. Účetnictví je základem každého manažerského výkaznictví, které firma připravuje. Je pak logické, že je-li finanční účetnictví nepřesné, pak i připravované manažerské výstupy budou nejen nesprávné, ale mohou být i zavádějící a firmě potenciálně škodit. Spolehlivé stavy na účtech také ulehčují komunikaci se třetími stranami. Banky mohou lépe porozumět vaší firmě, daňová správa má méně zjištění při kontrolách a potenciální kupující společnosti mají snazší pozici při procesu due diligence.

2. Omezený nebo žádný manažerský reporting

Účetnictví v České republice musí vycházet z předem dané účetní osnovy, která často příliš nepomáhá při poskytování manažerských informací. Vytvořit užitečný a smysluplný manažerský reporting je poměrně snadné, ale řada společností, pokud jej připravuje, tak pouze v omezeném rozsahu. Manažerský reporting může firmám ukázat výsledky z různých pohledů – podle jednotlivých sektorů, obchodů, produktů, obchodních odvětví. Je možné srovnávat jednotlivé roky a také rozpočet. Bez manažerských reportů je schopnost vedení společnosti sledovat výkonnost firmy omezená.

3. Žádné rozpočtování ani finanční plánování

Jasný rozpočet a rozpočtový proces jsou nezbytnou součástí každého dobře fungujícího finančního oddělení. Přesto řada malých a středních firem tento proces zanedbává. Rozpočtování slouží ke dvěma klíčovým cílům:

• zaprvé, poskytuje kontext, v němž malé a střední podniky mohou přemýšlet o své budoucnosti, plánech a představách o tom, kam směřují, a použít tyto plány pro své finanční rozhodování.
• zadruhé, rozpočtování umožňuje společnostem, aby lépe sledovaly svou výkonnost, neboť se přes rozpočet dostanou k reálnému srovnání, které manažerské výkaznictví poskytuje.

4. Omezené daňové plánování

Řada malých a středních podniků rovněž nevyužívá výhod daňového plánování. Obecně cílem daňového plánování je jen jedna věc – snižovat daňovou zátěž v rámci daňových zákonů. Je zjevné, že by společnosti měly využít všech možných daňových odpočtů, které mají k dispozici, optimalizovat své odpisy, apod. Mnoho společností však tak nečiní a v důsledku toho platí na daních více, než je nutné.

• Čtěte článek Mezinárodní daňové plánování.

5. Neefektivní využívání zdrojů

Řada malých a středních podniků nevyužívá své finanční prostředky nejúčinněji, což vede k vyšším nákladům, než je nutné. Mezi časté problémy patří:

• Neefektivní procesy

Finanční procesy často zatěžují zbytečné, časově náročné formality, což vede k vyšším nákladům, než je nezbytně nutné pro zvládnutí těchto procesů.

• Nevhodný software

Software, který nesplňuje potřeby konkrétní účetní jednotky, často spotřebuje více času, neboť práce není vykonávána s plným využitím účetního systému. Trvá také delší dobu data do účetního systému zadat. Podobné problémy může způsobit i příliš složitý software.

• Nedostatečný dohled

Finanční funkce včetně vedení mzdové agendy vyžadují řádný dohled. Malé a střední podniky často nemají dostatečné kapacity pro řádnou kontrolu a dohled a výsledkem je neefektivní práce bez motivace zaměstnanců.

Závěr

Výše popsané problémy ukazují, že jde-li o finanční funkci, existuje mnoho špatných cest, po nichž se mohou malé a střední podniky vydat. Naštěstí ve většině případů náprava těchto chyb nevyžaduje velké časové či peněžní investice, ale je možné ji provést v krátkém časovém úseku a za velmi rozumných finančních investic. Kromě toho návratnost takových investic může být velmi významná a jakékoliv zlepšení finanční funkce může být chytrý tah pro všechny malé a střední podniky.

Autor pracuje pro společnost KPMG Česká republika, Vedení účetnictví a mzdové agendy.