Datové schránky: už ji máte?

Prostřednictvím datových schránek má komunikovat přes 7000 tuzemských úřadů a 350.000 firem a organizací zapsaných v obchodním rejstříku. Na začátku října mělo schránku aktivovanou ale jen deset procent subjektů, podíl úřadů byl ještě nižší. Právnickým osobám zapsaným v obchodním rejstříku, které to nestihnou do 31. října, bude schránka aktivována 1. listopadu.

Z domu, poštou, v CzechPOINTu

Podniky nezapsané v obchodním rejstříku a podnikatelé mohou o zřízení datové schránky dobrovolně zažádat. Žádost o zřízení bylo a je možné zaslat na Ministerstvo vnitra ČR elektronicky přes odkaz „Žádost o zřízení datové schránky“ na www.datoveschranky.info, poštou na adresu Ministerstva vnitra ČR a nebo osobně na kterémkoli Kontaktním místě veřejné správy, a to včetně všech 53 ověřovatelských kancelářích Hospodářské komory České republiky zapojených do projektu CzechPOINT. Datová schránka se zřídí do 3 pracovních dnů ode dne podání žádosti a to zdarma. Aktivace schránky se provede prvním přihlášením, pokud se do schránky nikdo nepřihlásí, uplynutím 15 dnů od doručení přístupových údajů. Každá právnická i fyzická osoba si takto může zřídit jen jednu datovou schránku.

Jak to vlastně bude fungovat

Jakmile je do datové schránky dodán nový dokument (datová zpráva), dojde na příslušný mobil nebo e-mail oznámení o doručení. Toto oznámení je zdarma. Dokument se do schránky dostane fakticky až v okamžiku, kdy se adresát přihlásí do své schránky. Pokud se ale nepřihlásí ve lhůtě 10 dnů ode dne, kdy byl dokument dodán do datové schránky (a bylo zaslání oznámení o doručení), považuje se tento dokument za doručený. Pokud si adresát nemohl vyzvednout zprávu ze své schránky, může požádat o prominutí a to do 15 dnů ode dne, kdy vznikla překážka, která zabránila si zprávu vyzvednout. Odesílatel má přehled, jestli byla zpráva doručena nebo nikoli. Odesílatel by si měl dát pozor na formát datové zprávy, protože pokud bude mít datová zpráva chybný formát nebo bude obsahovat počítačový program, bude zničena. O zničení datové zprávy ministerstvo ale neprodleně vyrozumí odesílatele.

Datová schránka je elektronické úložiště, které je určeno k doručování a k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci. Datovou schránku zřizuje a spravuje Ministerstvo vnitra. . Provozovatelem je držitel poštovní licence (Česká pošta, s.p.).Datová schránka není e-mailová schránka, nemůže se s její pomocí komunikovat přímo s jednotlivými úředníky, pouze s celým úřadem. Pomocí datové schránky není možné komunikovat s jinou fyzickou osobou, podnikající fyzickou osobou nebo právnickou osobou.

Převedení části písemné korespondence do elektronické podoby s sebou přináší i problém autorizace. Písemný dokument lze oskenovat, ale jak je to s jeho autorizací, nejedená se totiž o originál? Tento problém řeší autorizovaná konverze dokumentů, k podání se přiloží originál nebo ověřená kopie dokumentu. Konverzi na žádost zajišťují ze zákona všechna veřejná kontaktní místa CzechPOINT, vybraní notáři, obecní a krajské úřady, pracoviště České pošty a Hospodářské komory a zastupitelské úřady. Další klíčová otázka v této souvislosti, je potřeba elektronický podpis? Není. Elektronický podpis je potřeba tam, kde je vyžadován ověřený podpis nebo kde je nutné, aby dokument podepsalo více osob.

Přihlašovací údaje

Přístup do aplikace je přes uživatelské jméno a heslo. Komu se to bude zdát málo bezpečné, může si zřídit digitální certifikát.  Aplikace je podobná internetovému bankovnictví, stačí tedy počítač s připojením na internet, můžete mít i Firefox. Možné je také implementovat aplikaci do podnikového informačního systému. Pokud například ztratíte přístupové údaje, ministerstvo "zablokuje" přístup do datové schránky neprodleně po jejím oznámení a současně zašle nové přístupové údaje.

Ne všechno se dá vložit do schránky

Hlavní překážkou je velikost. "Například stavební výkresy na formátech A3 a větší nelze vždy převést do elektronické podoby. Jednotlivá zpráva pro datové schránky také nesmí překročit velikost 10 megabitů, velikost celé schránky ale omezena není," řekl náměstek ministra vnitra Zdeněk Zajíček. Zákon mluví jasně: Umožňuje-li to povaha dokumentu a má-li právnická osoba zpřístupněnu svou datovou schránku, orgán veřejné moci doručuje dokument této osobě prostřednictvím datové schránky. Do elektronické podoby dále nelze převézt občanský nebo řidičský průkaz, nebo například vkladní knížku. Takže nelze spoléhat jen na datovou schránku a myslet si, že poštovní obálky přestanou existovat...