Blízká budoucnost časových razítek - 2. část

Provedení kontroly platnosti časového razítka se ovšem příliš nepodobá vizuální kontrole listiny, kdy se prostě podíváte, zda nechybí podpis a otisk razítka. Posouzení elektronického originálu vyžaduje „pouze“ správné nastavení prohlížeče PDF dokumentů, import kořenových certifikátů všech certifikačních autorit a kontrolu seznamu zneplatněných certifikátů u všech certifikačních autorit. Pokud vám to připadá složité, můžete využít ověřovací formulář, který je zdarma k dispozici také na www.secustamp.com. Kontrolovaný dokument do něj vložíte a během několika vteřin dostanete kompletní a srozumitelný posudek.

• Přečtěte si také článek Blízká budoucnost časových razítek - 1. část.

Zastavení v čase

Ale nejde jen o ochranu před zpochybněním dokumentu. Časové razítko umožňuje „zastavit dokument v čase“, tedy provádět úkony, které dosud byly jen velmi obtížné a které jsou užitečné pokaždé, kdy je třeba prokázat, že dokument existoval, kdy bylo přijato rozhodnutí apod. A nemusí se jednat jen o patenty a autorská práva. Stejně výhodné je časové razítko při řízení komplikovaných projektů, do kterých je zapojena řada lidí, během práce se mění harmonogram a rozsah díla, vyjednávají se dodatky, jsou odvoláváni manažeři a jmenováni jejich nástupci a kdy vznikají spory o milionové částky.

Měl ten, kdo rozhodl o změně, k tomu v tu dobu potřebné pravomoci? Která verze plánu platila ve kterém termínu? Byly změny v dokumentaci provedeny před schůzí výboru nebo až po ní? To jsou otázky a rizika, která jsou někdy ignorována a jindy se řeší notářským ověřením. Připojení časového razítka k dokumentu přitom nezabere více než pár vteřin.

Spící kostlivci ve skříni

Většina manažerů potvrdí, že „kostlivci ve skříni“ jsou noční můrou prvních měsíců po nástupu, kdy se stále vynořují další objednávky a závazné dodatky ke smlouvám podepsané předchůdcem. A často se vkrádá podezření, že některé dokumenty předchůdce podepsal již po odvolání. Interní předpisy o tom, že dokument musí být určitým způsobem schválen a archivován, nic neřeší – jakmile má prokazatelně podepsaný originál k dispozici protistrana. Dobrou obranou ale může být zavedení předpisu, že elektronický podpis musí být doprovázen časovým razítkem a informování všech obchodních partnerů o tomto předpisu. Od té chvíle již nikdo nikdy nic nepodepíše se zpětnou platností.

Jde to i bez elektronického podpisu

Časové razítko může být velmi užitečné i pro ty, kdo se nevybavili zaručeným elektronickým podpisem – například při předávání ceníků, obchodních nabídek nebo jiných dokumentů, u kterých chce mít odesilatel jistotu, že v nich nikdo neprovede změny. To je úloha, která se tradičně řešila převodem do PDF. Jenže s tím, jak mezi uživateli přibývá nástrojů schopných měnit PDF dokumenty, přestává být takové řešení dostačující. Jediná možnost je „zapečetit“ dokument elektronickým podpisem nebo časovým razítkem.

Změny v archivnictví

Novela zákona o archivnictví z roku 2009 umožňuje, aby i „neurčení původci“ (rozuměj lidé a podniky) převáděli listiny do elektronické podoby beze ztráty právního účinku dokumentu. V případě sporu spočívá důkazní břemeno na tom, kdo se snaží dokument zpochybnit. K tomu musí být splněny tři podmínky:

• 1) převod dokumentu musí provádět osoba k tomu určená. Například slečna na recepci, které to ukládá firemní předpis.
• 2) k elektronické verzi musí být připojen zaručený elektronický podpis této osoby
• 3) k elektronické verzi musí být připojeno elektronické časové razítko.

Samozřejmě, že časové razítko není všelék a jsou situace, kdy je spíše na obtíž. Třeba tam, kde je zvykem podepisovat zpětně žádost o dovolenou, která již proběhla. Nicméně měli bychom si zvyknout, že opatření elektronického originálu časovým razítkem je samozřejmostí a má furčitou budoucnost.