Archivace a skartace účetních dokladů

Nejdříve archivujeme

Lhůty pro archivaci účetních dokladů najdeme zejména v zákoně č.563/1991 Sb., o účetnictví, v §31 a v §32. A také v §27 zákona č.235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Dozvíme se zde, které doklady a jak dlouho je nutné archivovat.

Dokumenty se zákonnou dobou archivace 5 let:

• Účetní doklady
• Účetní knihy
• Inventurní soupisy
• Účtový rozvrh
• Odpisové plány
• Přehledy
• Účetní záznamy, kterými účetní jednotka dokládá formu vedení účetnictví

Dokumenty se zákonnou dobou archivace 10 let:

• Účetní závěrka
• Výroční zpráva
• Daňové doklady rozhodné pro stanovení daně z přidané hodnoty

Zákon o účetnictví dále stanoví v §32: „Použije-li účetní jednotka účetní záznamy a dokumenty i pro další účely: zejména pro účely trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení, daňového řízení, výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo něj, nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany autorských práv, postupují po uplynutí dob úschovy uvedených výše tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účely.“ Tato dlouhá věta neříká nic jiného, než že pokud se například o něco soudíte, nemůžete skartovat potřebné doklady (rozuměj důkazy) ani tehdy, když uplynula zákonná lhůta pro jejich archivaci.

Kromě zmíněných dob je nutné brát v úvahu i další okolnosti, jako je například záruční lhůta: pokud je záruční lhůta delší než archivační doba stanovená zákonem, uschovává se doklad po celou dobu této záruky.

Po archivaci skartace? Ne vždy.

V zákonu o účetnictví najdeme odkaz na zákon č.499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě.

Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit tzv. výběr archiválií mají kromě jiných rovněž tzv. soukromoprávní původci, což jsou podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku.

Pokud se tedy podnikatelský subjekt zapsaný v obchodním rejstříku rozhodne své doklady skartovat, je povinen se řídit ustanovením zákona o archivnictví a spisové službě a umožnit výběr archiválií z dále vyjmenovaných dokumentů. Mnohé z nich byste logicky nevyhodili ani bez znalosti zákona, ale pozor - uchovat je nutné i doklady např. podle bodu 5 nebo 6.

Musíte archivovat

• 1. Statut, dokumenty o vzniku a zániku podnikatelského subjektu:
• zakladatelské dokumenty
• organizační řády a řídící akty, stanovy, statuty a jejich změny, jednací řády, organizační řády a schémata
• dokumenty o změnách podnikatelských subjektů, rozhodnutí, dekrety, smlouvy a výměry o změně právní formy, sloučení, rozdělení
• dokumenty o zrušení, likvidaci a zániku podnikatelského subjektu, rozhodnutí o likvidaci, zprávy o postupu a ukončení likvidace, návrhy na výmaz z obchodního rejstříku
• 2. Dokumenty vrcholového řízení podnikatelského subjektu, notářské zápisy z jednání orgánů podnikatelského subjektu, výroční zprávy včetně zprávy o auditu.
• 3. Dokumenty o majetku podnikatelského subjektu, dokumenty dokládající vlastnictví nemovitého majetku, ochranné známky.
• 4. Finanční dokumenty, účetní záznamy a statistiky podnikatelského subjektu, zejména knihy podvojného účetnictví, účetní závěrky a roční statistické výkazy
• 5. Dokumenty z propagační činnosti podnikatelského subjektu, zejména katalogy zboží s ceníky, publikace vydané podnikatelským subjektem a podnikové kroniky
• 6. Výrobní program, jeho změny a uplatnění výrobků na domácím trhu a zahraničních trzích
• 7. Zásadní dokumenty o zaměstnaneckých záležitostech, kolektivní smlouvy

Uvedené dokumenty v průběhu existence podnikatelského subjektu nedoporučujeme likvidovat.

V případě, že se je společnost rozhodne skartovat v průběhu svého trvání (standardně se tak činí až při ukončení činnosti a při výmazu z obchodního rejstříku), je nutné sestavit tzv. skartační návrh. V návrhu ke skartaci se dokumenty označí:

• A – dokument s trvalou hodnotou určen jako archiválie
• S – dokument určený ke skartaci
• V – dokument určený k posouzení, tzn. ke konečnému rozhodnutí, zda půjde o dokument „A“ nebo „S“

Skartační návrh i v něm zmiňované dokumenty se zasílají na příslušný státní archiv. Ten provede konečný výběr, zápis o výběru archiválií a vydá souhlas ke skartaci.

Pomohou vnitřní předpisy

Velmi užitečné bývá vytvořit pro archivaci a skartaci interní postup. Samozřejmě je nutné ho přizpůsobit zákonným normám a také firemním procesům. Sepsaný do interního předpisu pak bude pomocníkem pro všechny, kdo s důležitými dokumenty přicházejí do styku.

Autorka pracuje jako účetní a daňová specialistka a partnerka společnosti E-consulting Czech.