Realizace dotačního projektu – na co si dát v průběhu realizace projektu pozor

Zahájení prací v souladu se smlouvou o přidělení dotace

Jednou z těchto povinností je, že příjemce podpory nesmí zahájit práce na projektu dříve, než je stanoveno ve smlouvě o přidělení dotace (datum vzniku uznatelnosti nákladů). Za zahájení prací na projektu se obecně považují následující úkony:

• převzetí zakázky,
• zahájení stavebních prací,
• uzavření smlouvy s dodavateli,
• vystavení objednávky,
• zaplacení zakázky (objednávka, záloha),
• datum zdanitelného plnění na faktuře nesmí být dřívější než datum přijatelnosti projektu.

Výběr dodavatele

U zakázek, které překročí určitou finanční hranici, je povinností příjemce podpory, vybrat dodavatele takovéto zakázky transparentním způsobem, tj. prostřednictvím výběrového řízení. Toto se musí řídit pravidly stanovenými tím kterým dotačním titulem. Před zahájením výběrového řízení, je třeba důkladně prostudovat konkrétní pravidla. Chyba v administraci výběrových řízení bývá nejčastější příčinou krácení či odebírání dotací. Po provedení výběru dodavatele a po datu uznatelnosti nákladů můžete začít s realizací projektu.

Povinná publicita projektu

V okamžiku zahájení realizace projektu musí příjemce zajistit splnění povinné publicity projektu. Jak už z názvu vyplývá, jde o vaši povinnost informovat širokou veřejnost o tom, že daný projekt je spolufinancovaný z Evropské unie. Tento závazek je zakotven v nařízení Komise ES o informačních a propagačních nařízeních a její splnění je jedním z cílů kontroly poskytovatele dotace v průběhu realizace i v monitorovací části projektu. V případě, že požadavky na publicitu nebudou řádně splněny, může poskytovatel podpory nárokovat vrácení dotace.

Při volbě formy povinné publicity se žadatel řídí druhem realizované činnosti (jde o okruh investic financovaných z poskytnuté dotace, např. nákup strojů, realizace stavebních prací, nákup know-how, tvorba webových stránek, hardware a sítě, ap.). Je-li v rámci projektu podpořeno více činností, pak musím umístit příslušnou formu propagace ke každé z těchto činností a označit každý podpořený investiční majetek. Pokud tedy např. realizuji současně stavební práce a nákup strojů, musím na vnější plášť budovy umístit pamětní desku s povinnou publicitou projektu a na každý zakoupený stroj samolepku. Každá forma povinné publicity musí obsahovat standardní text s vlajkou EU. U větších forem obsahuje také název podpořeného projektu, místo realizace a rok jeho ukončení. Zároveň s formou propagace musíte dodržet délku trvání propagační akce. Povinnost informovat širokou veřejnost končí až po ukončení doby monitoringu projektu (v případě malých/středních podniků je 3 roky, pro velké podniky 5 let).

Monitorovací zprávy

V průběhu realizace projektu musí příjemce podpory podávat poskytovateli dotace monitorovací zprávy. Podáváme celkem 4 typy zpráv. Průběžná čtvrtletní zpráva (PČZ), Průběžná etapová zpráva (PEZ), Závěrečná zpráva (ZZ) a Doplňující zpráva (DZ). Tyto zprávy obsahují údaje, které průběžně informují poskytovatele dotace o pokrocích v realizaci projektu. Sledováno je zejména dosažení závazných a monitorovacích ukazatelů, k jejichž dosažení se příjemce v projektu zavázal. Povinnost informovat poskytovatele dotace končí po uplynutí udržitelnosti projektu (3/5 let po ukončení realizace projektu).

Co když je třeba změnit projekt

Z praxe vyplývá, že snad v žádném podpořeném projektu se nelze vyhnout větším či menším změnám. Stejně jako realizovat povinnou publicitu projektu, máte také povinnost informovat poskytovatele dotace o každé plánované změně a to dříve, než k ní dojde. Některé změny stačí pouze ohlásit, ostatní však musí projít posouzením poskytovatele dotace a to formou oficiální žádosti, který je buď schválí, nebo zamítne. Nejčastější změnou projektu je změna termínu ukončení projektu. V praxi bohužel často nastává situace, kdy žadatel zrealizuje podobnou změnu bez předchozího ohlášení/žádosti o změnu. V takových případech pak bohužel dochází ke krácení/neproplacení dotace.

Informace o vyplácení dotace se dozvíte v příštím díle. Všechny díly najdete v sekci Seriály.

Autoři pracují pro společnost RENARDS.

Nevíte si rady? Využijte naší dotační poradnu.