Jaké údaje musí obsahovat daňová evidence?

Oproti jednoduchému účetnictví, které předcházelo daňové evidenci (do konce roku 2003), jsou zákonné nároky na daňovou evidenci ještě menší. Poplatníci daně nemusí např. vést peněžní deník či karty majetku jako v jednoduchém účetnictví.

Obsah daňové evidence

Přesto daňová evidence poplatníka musí poskytnout zjištění základu daně z příjmu. Dle § 7b zákona o dani z příjmu musí obsahovat údaje o:

• příjmech a výdajích, v členění potřebném pro zjištění základu daně
• majetku a závazcích

Pro obsahové vymezení složek majetku v daňové evidenci se používají zvláštní právní předpisy o účetnictví (§ 6 až § 9 vyhlášky č. 500/2002 Sb.).

Jak zajistit správné vedení daňové evidence?

Daňová evidence slouží ke zjištění základu daně z příjmu z našeho podnikání nebo jiné samostatné výdělečné činnosti. Přestože forma daňové evidence je zcela na každém poplatníkovi, většina daňových poplatníku vede daňovou evidenci v jednoduchém počítačovém programu. Vedení počítačového programu se vyplatí především, jestliže jsme plátci DPH, při rozsáhlejší skladové evidenci, velkém množství oběhu dokladů nebo když zaměstnáváme zaměstnance. V ostatních případech může posloužit excel. Ruční vedení daňové evidence nedoporučuji. Daňovou evidenci v Excelu je možné stáhnout v sekci Formuláře ke stažení.

Daňová evidence v excelu

Abychom zajistili potřebné členění pro zjištění základu daně v excelu, tak je nutné v naší evidenci rozlišovat daňově uznatelné výdaje a daňově neuznatelné výdaje (např. splácení úvěru na podnikání, úhrada sociálního a zdravotního pojištění, osobní spotřeba živnostníka…). Základní excelovskou tabulkou pro vedení daňové evidence je deník příjmů a výdajů. Z této jediné tabulky si jednoduchými operacemi můžeme zjistit potřebné údaje (např. veškeré příjmy v hotovosti či na bankovním účtu). Velkou výhodou vedení daňové evidence je lehká přenositelnost a zálohovatelnost dat (např. přes flash disk). Vhodné je však vést další tabulky (např. evidenci vydaných faktur s datem úhrady, evidenci přijatých faktur s datem úhrady). Především je nutné hlídat úhradu vystavených faktur. Vystavení faktury je prima pouze pokud bude zaplacena. Výkon každého živnostníka (stejně jako společnosti) totiž nekončí vystavením faktury, ale až inkasem fakturované částky. Vzor faktury pro plátce i neplátce DPH je k dispozici v sekci Formuláře ke stažení.

Jak má vypadat evidence příjmů a výdajů?

Jak již bylo řečeno, není zákonem stanovena forma deníku příjmu a výdajů. Do deníku se zapisují pouze operace ovlivňující stav hotovosti nebo bankovního zůstatku (příjem nebo výdaj). Pouhé vystavení faktury nemá vliv na peněžní pohyb a do deníku příjmů a výdajů se vystavení faktury nezapisuje. Pohybem financí je až inkaso fakturované částky na náš účet. Každý živnostník si ji může přizpůsobit svým požadavkům. Možnou formu vedení deníku příjmu a výdajů při vedení daňové evidence si ukážeme na praktickém příkladu.

Praktický příklad - Živnostník umělecký kovář pan Jan Novák zaplatil dne 5. ledna 2010 bankovním převodem sociální pojištění ve výši 1 731 Kč a zdravotní pojištění ve výši 1 601 Kč. inkasoval 8. ledna 2010 v hotovosti za svůj umělecký zvonec 3 000 Kč. Dne 12. ledna 2010 inkasoval na bankovní účet zálohovou úhradu za zhotovení uměleckého oplocení 2 000 Kč. Dne 13. ledna 2010 zaplatil bankovním převodem elektrickou energii 1 300 Kč.

Kovářství Jan Novák- daňová evidence roku 2010
Deník příjmů a výdajů

Daňové výdaje je třeba doložit

Všechny zaznamenané výdaje v naší daňové evidenci musíme samozřejmě při případné kontrole doložit účetními doklady. Přestože tedy nejsme účetní jednotkou, tak je zapotřebí dodržovat náležitosti účetního dokladu dle zákona o účetnictví (č. 563/1991 Sb.). V § 11 zákona o účetnictví jsou stanoveny náležitosti daňového dokladu, kterými jsou:

• a) označení účetního dokladu
• b) obsah účetního případu a jeho účastníky
• c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství
• d) okamžik vyhotovení účetního dokladu
• e) okamžik uskutečnění účetního případu, pokud není shodný s okamžikem podle písmene d)
• f) podpisový záznam podle § 33 odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování

V hotovosti může živnostník inkasovat částku do 15 tisíc € (stanoveno zákonem č. 254/2004 Sb. o omezení plateb v hotovosti). Vyšší platby je zapotřebí provést bezhotovostním převodem. Při nedodržení této povinnosti může být uložena pokuta až do výše 500 tisíc korun.

Všechny díly najdete v sekci Seriály.