Účetní program vybírejte pečlivě

Doby, kdy firmy vedly účetnictví ručně, jsou naštěstí již pryč. Účetní programy usnadňují práci, šetří čas a poskytují potřebné manažerské výstupy.

Pro každého podnikatele či společnost se hodí jiný účetní program. Čas věnovaný počátečnímu výběru účetnímu programu se vyplatí, žádná změna účetního programu není totiž jednoduchá.

Při změně účetního programu platí, že čím větší firma, tím větší problémy. Změna účetního programu znamená nejenom nové pořizovací náklady, ale i vedlejší náklady spojené s organizací zaškolení všech pracovníků. Během „zajíždění programu“ vznikají problémy, skluzy a účetnictví tak často přechodně neposkytuje managementu informace v požadované kvalitě. A hlavně hrozí riziko ztráty dat. Změna účetního programu jednoznačně zvyšuje ve firmě napětí a stres. Výběr účetního programu by se neměl tedy podceňovat. Dále platí, že čím větší firma, tím menší roli při výběru účetního programu hraje cena.

Jeden účetní program stačí

Stejně jako se liší velikost společností, liší se i množství funkcí jednotlivých účetních programů. Uživatelé by měli volit účetní programy tak, aby zde našly všechny požadované agendy a současně nebyly zahlceni funkcemi, které nepotřebují. Pro všechny uživatele je však vhodné, aby v jednom účetním programu měli všechny své agendy. V praxi se někdy stává, že společnost má jiný program pro mzdy, pro finanční účetnictví, pro zásoby... V tomto případě je potom nutné do účetního programu pro finanční účetnictví každý měsíc „načíst“ potřebná data z ostatních dvou účetních programů. Zvyšuje se tak možnost chyby. Málokterý pracovník se navíc dobře vyzná ve všech účetních programech. Každá firma či podnikatel si v současné době na trhu může vybrat účetní program, který splní všechny jeho požadavky.

Každý uživatel má jiné nároky

Přestože nároky na účetní program se liší, např.:

zda je uživatelem drobný podnikatel (pokud není potřeba vést ze zákona účetnictví, lze pořídit účetní program i pro daňovou evidenci, jejíž přesná forma není ze zákona stanovena), střední firma nebo velká firma
zda je uživatelem výrobní firma nebo obchodní firma
zda je uživatel plátce DPH či nikoliv

Přesto by měli všichni uživatelé při výběru účetního programu zvolit program, který je průběžně aktualizován včetně nové legislativy, v případě problémů se lze obrátit na poradenský servis výrobce telefonem či emailem a v případě nutnosti dojede pracovník výrobce osobně. Vhodné je rovněž volit program, kde lze potřebné ekonomické výstupy lehce převádět do excelu, ve kterém se provádí většina firemních analýz. V neposlední řadě program umožňující automatické zpracování bankovních příkazů, kde lze využívat dat pro nové doklady z existujících dokladů (např. propojení objednávek, faktur a skladu…) a který umožňuje automatický tisk všech požadovaných dokladů pro veřejnou správu (např. jednotlivá přiznání k dani, tiskopisů pro zdravotní pojišťovny či OSSZ…). V případě komunikace se zahraničními partnery volíme program např. umožňující cizojazyčný tisk faktur dle mezinárodních zvyklostí.

Jak tedy vybrat správný účetní program?

Před samotným výběrem účetního programu je nutné předem vědět, co všechno od účetního programu očekáváme (např. jsme plátci DPH, mzdy povedeme pro cca 40 lidí, skladovou evidenci pro 3 000 položek, povedeme další agendy jako je majetek, kniha jízd, objednávky…, program bude využívat 20 lidí…). Dle daných kritérií již můžeme vhodný účetní program sami hledat. Nejlepší je výběr zužit dle doporučení známých nebo doporučení specializovaného obchodu na účetní programy např. na tři možnosti. Tyto tři programy potom důkladně vyzkoušet při práci doma v demoverzi, která je zadarmo lehce dostupná z internetu. Z uvedených tří možností (všechny tři programy splňují naše funkční požadavky) vybereme ten, jehož ovládání je nám nejpříjemnější a jehož cena je nejnižší. Při výběru účetního programu by tedy cena neměla rozhodně hrát klíčovou roli, neboť se jedná o dlouhodobou investici. Pro uživatele by mělo být rozhodující, aby vybraný účetní program měl všechny potřebné funkce a snadné ovládání.

Vybrané účetní programy

Renomované společnosti vyrábějící účetní programy nabízí více produktů schopné uspokojit jak drobné podnikatele, tak větší společnosti. Zde jsou odkazy na vybrané společnosti, seřazené abecedně: