Jaké povinnosti má účetní jednotka?

Účetní jednotky musí své povinnosti dodržovat tak, aby byla splněna hlavní účetní zásada – věrné a poctivé zobrazení předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky.

Všechny skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví musí být zachyceny účetními doklady. Účetní jednotky jsou povinny zaznamenávat účetní případy v účetních knihách a inventarizovat majetek a závazky. Účetní jednotky jsou dály povinny sestavovat účetní závěrku.

Účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví správné, úplné, průkazné, srozumitelné, přehledné a způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů (§ 8 zákona o účetnictví).

• účetnictví je správné, jestliže jsou dodrženy všechny zákonné předpisy
• účetnictví je úplné, když jsou zaúčtovány v účetních knihách všechny účetní případy, je sestavená účetní závěrka a dodržena zákonná úprava pro zveřejnění účetní závěrky a výroční zprávy
• účetnictví je průkazné, jestliže jsou průkazné všechny účetní záznamy a je provedena inventarizace
• účetnictví je srozumitelné, když všechny účetní případy jsou spolehlivě a jednoznačně určeny
• účetnictví zaručuje trvalost účetních záznamů, jestliže po celou dobu (tj. včetně zákonné archivace) je zaručena úschova a zpracování účetních záznamů

Co je to účetní doklad

Průkazným účetním záznamem je účetní doklad (např. faktura, výdajový pokladní doklad, příjemka…). Aby byl doklad považován za účetní doklad, tak musí být splněny podmínky stanovené zákonem (§ 11). Účetní doklad musí obsahovat:

• a) označení účetního dokladu
• b) obsah účetního případu a jeho účastníky
• c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství
• d) okamžik vyhotovení účetního dokladu
• e) okamžik uskutečnění účetního případu
• f) podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování

Oběh účetních dokladů by měl být v každé firmě upraven vnitřním předpisem. V tomto předpisu by mělo být stanoveno, jakým způsobem každý účetní doklad ve firmě obíhá, kdo jaké doklady schvaluje či jak se archivují. Účetní doklady by vždy měly projít rukama odpovědnými osobami. Tyto osoby např. ověří zda-li přijatá faktura odpovídá skutečnosti, zda-li fakturovaná služba byla skutečně provedena v souladu s dohodnutými podmínkami v dohodnuté ceně. Především ve větších společnostech je detailní vnitřní předpis oběhu účetních dokladů nutností.

Jak správně archivovat?

Délka archivace u jednotlivých účetních záznamů je stanovena v § 31 zákona o účetnictví. Je však potřeba dodržovat i další právní normy, které upravují délku archivace (např. zákon o archivnictví (499/2004 Sb.), zákon o DPH nebo zákon o sociálním zabezpečení). Za porušení povinností týkajících se archivace může být účetní jednotce uložena pokuta až do výše 3 % z hodnoty úhrnu rozvahy. Lhůty pro archivaci začínají běžet koncem účetního období, kterého se týkají.

 

Ze zákona se 10 let archivují tyto účetní záznamy:

• účetní závěrka
• výroční zpráva

Za zákona se 5 let archivují tyto účetní záznamy:

• účetní doklady
• účetní knihy
• odpisové plány
• inventurní soupisy
• účtový rozvrh
• přehledy
• účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví

Jak jsme již zmínili, je potřeba při archivaci dodržovat i jiné právní normy, např. daňové doklady k DPH musí účetní jednotky archivovat 10 let, tato povinnost vyplývá ze zákona č. 235/2004 Sb., zákon o dani z přidané hodnoty.

Povinnost inventarizace

Průkaznost účetnictví je zajišťována inventarizací, kdy účetní jednotky zjišťují skutečný stav veškerého majetku a závazků a ověřují, zda zjištěný stav odpovídá stavu majetku a závazků v účetnictví. Inventarizace je účetními jednotkami prováděna k okamžiku sestavování účetní závěrky (řádné i mimořádné). Účetní jednotky jsou povinny prokázat provedení inventarizace u veškerého majetku a závazků po dobu 5 let po jejím provedení. Jak se zjišťuje skutečný stav majetku a závazků?

 

• fyzickou inventurou (tj. zjištěním skutečného stavu) u hmotného majetku, popřípadě u nehmotného majetku nebo
• dokladovou inventurou u závazků a pohledávek, popřípadě u ostatních složek majetku, u nichž nelze provést fyzickou inventuru

Tyto stavy se musí zapsat do inventurních soupisů a porovnají se stavem v účetnictví. Možné inventarizační rozdíly vznikají, jestliže skutečný stav je odlišný od stavu v účetnictví.

• skutečný stav je nižší než stav v účetnictví a rozdíl se označuje jako manko, popřípadě schodek u peněžních hotovostí a cenin nebo
• skutečný stav je vyšší než stav v účetnictví a rozdíl se označuje jako přebytek

Všechny společnosti by měly mít zpracován interní předpis o inventarizaci, kde jsou upraveny všechny náležitosti týkající se inventarizace (tj. stanovení postupu, termínu a formy inventarizace, včetně zodpovědných osob).