Jak vybrat první informační systém pro malou firmu nebo živnost

Proč by si měla malá firma pořizovat informační systém?

Myslím si, že každá firma a tedy i malá potřebuje mít přehled o zakázkách, o financích, o svých zaměstnancích a jejich práci. Když se všechny informace spojí na jednom místě, najednou uvidíte své podnikání v novém světle. Jasněji spatříte silná i slabá místa a získáte dokonalý přehled. Dokonce bych řekl, že malá firma je více závislá na rentabilitě zakázek než větší. Protože velká firma dokáže jednodušeji ustát špatné vyhodnocení zakázek než ta malá. To je jeden z důvodů, proč každoročně zaniká velký počet malých firem.

Kdy nastane ten správný okamžik? / Kdy by o tom měla firma začít přemýšlet?

Právě tehdy, když firma začne ztrácet přehled a počet zakázek narůstá i s počtem zaměstnanců a klientů. V tomto okamžiku, už ovšem bývá pozdě. Musíme totiž počítat i s tím, že naše konkurence tyto systémy a nástroje již využívá a je tedy o krok napřed. Umí tedy lépe sledovat a řídit vývoj své firmy. Takže bych každé firmě doporučoval již od začátku podnikání využívat vhodné nástroje a systémy. S rozvojem firmy bych obměňoval za rozsáhlejší řešení nebo zdokonaloval stávající.

Proč by malá firma měla uvažovat o cloudovém řešení?

Každá technologie má svoje pro a proti. Malá firma si většinou nemůže dovolit využívat rozsáhlejší HW infrastrukturu, správce sítě a dostatečně si zajistit bezpečnost svých dat. Je pro ně jednodušší a úspornější využívat cloud, protože nemusí investovat do vlastního serveru. Ušetří za technické vybavení a zbaví se starostí s údržbou. Výhodou cloudového řešení je možnost připojit se k systému z jakéhokoliv počítače a díky mobilním aplikacím i z mobilu či tabletu. Podnikatelé a živnostníci obvykle tráví mnoho času na cestách, a tak si potřebují udržet přehled nad zakázkami a statistikami i mimo kancelář. Díky mobilní aplikaci mají přístup k datům své firmy prakticky odkudkoliv.

Je ukládání dat v cloudu bezpečné?

Nedá se na to jednoznačně odpovědět. Záleží samozřejmě na poskytovateli služby. Například naše řešení systému IZIO běží na profesionálně zabezpečených a kontinuálně dostupných serverech. Dbáme na bezpečnost, pravidelné zálohy, garantovaný přístup, rychlost apod. Myslím, že ve většině případů je cloud mnohem bezpečnější než mít vlastní server někde v kanceláři, kde jediné zabezpečení je mřížka na okně nebo loajálnost vlastních zaměstnanců.

Podle jakých kritérií by si měla malá firma vybírat svůj systém?

Vždy je potřeba si při výběru systému zodpovědět otázky. V čem mi má systém pomoci, a co od něho očekávám? Potřebuji, aby mi systém řešil každou agendu přes účetnictví, sklady, obchod, zakázky, výrobu, až po manažerské systémy? Pro malou firmu nebo živnostníka nemá smysl vynakládat peníze a energii na zavedení robustního systému, jehož funkce a kapacitu nikdy plně nevyužije. Lépe se u nich uplatní přehledný systém se snadným a intuitivním ovládáním. Zároveň však musí myslet i na další možný rozvoj a růst firmy a zvolit takový systém, který nabízí i rozšíření o další pokročilejší funkce, které v budoucnu bude možná potřebovat.

Proč by si podnikatel měl vybrat právě IZIO?

Systém jsme vytvořili pro potřeby malých firem a podnikatelů. Víme, že základem úspěšného podnikání je především efektivní komunikace a dobrý přehled o zaměstnancích i zakázkách. Právě to firmám informační systém umožní. Poskytuje informace o tom, které zakázky jsou ziskové nebo ztrátové a kolik pracovního času si vyžádaly. V systému jsou k dispozici přehledné statistiky a manažerské statistiky. Určitě velkým benefitem pro uživatele našeho systému je, že jsme český výrobce, takže klient k nám může přijít, může nám zavolat se svým problémem apod.

Je systém jednoduchý?

Při vytváření systémů využíváme naše více jak 10leté zkušenosti s vývojem informačních systému. Pokaždé se snažíme, aby byl systém intuitivní a pomohl zákazníkovi místo toho aby mu byl přítěží.

Je nasazení systému do malé firmy obtížné?

Prvotní registraci si klient provede sám na našich produktových stránkách informačního systému IZIO. Instalace samotného systému pak probíhá přes webovou klientskou zónu. Klient si pouze nainstaluje aplikaci. Poté si klient svépomocně nebo přes naši podporu nastaví systém na své procesy. Pokud klient potřebuje, je možné zaškolit i jeho zaměstnance. Informační systém IZIO je opravdu intuitivní a přechod celé firmy na nový systém trvá cca jeden nebo dva týdny.

Myslíte také na pracovníky v terénu?

Ano, právě proto jsme vytvořili mobilní aplikaci na chytré telefony a tablety. Mobilní aplikace poskytuje všechny potřebné funkce pro využívání informačního systému v terénu.

Co když má zákazník specifické požadavky? Umíte mu vyhovět?

Jelikož jsme výrobci systému, umíme vyhovět téměř všem požadavkům malých firem. Navíc systém pořád vyvíjíme, takže naši klienti dostávají pravidelně nové funkcionality zdarma. A pokud má klient opravdu specifický požadavek, dokážeme mu systém upravit na míru. Více informací o rozšíření systému zjistíte na našich stránkách v sekci IZIO na míru.

Pokud by si klient vybral IZIO, na kolik by ho vyšlo?

Myslíme na možnosti malých firem i na to, že nemohou investovat větší finance do pořízení nového informačního systémů. Rozpočet menší firmy už není při pořizování prvního informačního systému překážkou. Základní verzi informačního systému IZIO si můžete pořídit zcela zdarma a to bez časového omezení. Stačí se zaregistrovat na produktových stránkách informačního systému IZIO.

Odpovědi poskytl Michal Hochman - produktový manažer informačního systému IZIO