Jak na daňovou evidenci?

Daňová evidence není upravena zákonem o účetnictví, ale zákonem o daních z příjmů. Jak má daňová evidence vypadat, kdy je nutné přejít na podvojné účetnictví?

Smyslem daňové evidence je zjištění základu daně z příjmu a obsahuje údaje o (§ 7b zákonu o daních z příjmů):

• a) příjmech a výdajích, v členění potřebném pro zjištění základu daně
• b) majetku a závazcích.

Zákonem je upraven tedy pouze obsah daňové evidence. Její forma či způsob vedení není striktně stanoven. Každý poplatník si může zvolit formu vedení daňové evidence dle svých potřeb.

Nejčastěji je daňová evidence vedena v excelu, je to zdarma a většinou zcela postačující způsob. Je potřeba vést dvě evidence, zvlášť pro příjmy a výdaje a zvlášť pro majetek a závazky. Všechny doklady stačí zaznamenávat do jednoduché tabulky (s potřebným popisem a uvedením kontaktních údajů). Např. u evidence příjmů a výdajů stačí uvést: datum, číslo dokladu, popis případu, příjem (v rozlišení na daňový a nedaňový), výdaj (v rozlišení na daňový a nedaňový). V případě kontroly ze strany finančního úřadu slouží daňová evidence poplatníku daně k prokázání, že údaje uvedené v daňovém přiznání odpovídají skutečnosti. Pro všechny záznamy uvedené v daňové evidenci je samozřejmě nutné mít potřebný doklad.

Pro evidenci majetku a závazků je vhodné vést zvlášť evidenci závazků (např. přijatých faktur), evidenci pohledávek (např. vydaných faktur) a evidenci majetku (včetně evidenčních karet dlouhodobého majetku).

Daňovou evidenci nebo paušál?

Fyzické osoby, které nemají dle zákona o účetnictví povinnost vést účetnictví, mohou mimo daňové evidence uplatnit ke zjištění základu daně z příjmu výdaje paušálem. Uplatnění výdajů paušálem je nejjednodušší způsob (zkuste kalkulačku výdajových paušálů). Tato metoda zabere nejméně času a většina osob ji zvládne sama. Při uplatnění výdajů paušálem není nutné schovávat výdajové dokladu a lámat si hlavu, zda jsou daňově uznatelné či nikoliv. Z písemné evidence (většinou elektronické) je potřeba pouze sečíst veškeré příjmy, výdaje se uplatní paušálem (pohybuje se od 30 % do 80 % v závislosti na vykonávané činnosti). Daňová evidence se však rozhodně vyplatí, jestliže jsou skutečné výdaje vyšší než při uplatnění paušálem.

Jak archivovat?

Při vedení daňové evidence je potřeba uschovávat daňovou evidenci za všechna zdaňovací období, pro která neskončila lhůta pro vyměření daně. Dle § 47 zákona o správě daní a poplatků nelze daň vyměřit ani doměřit či přiznat nárok na daňový odpočet, po uplynutí tří let od konce zdaňovacího období, v němž vznikla povinnost podat daňové přiznání nebo hlášení nebo v němž vznikla daňová povinnost.

Inventarizace – minimálně jednou ročně

Zjištění skutečného stavu zásob, hmotného majetku, pohledávek a závazků provede OSVČ vedoucí daňovou evidenci vždy nejméně jednou ročně – k poslednímu dni zdaňovacího období (za rok 2009 k 31. prosinci 2009). O tomto zjištění provede zápis. O případné rozdíly se následně upraví základ daně.

Kdy je nutné přejít na účetnictví?

Jakmile osoba samostatně výdělečně činná (OSVČ) splní některou z podmínek pro vedení účetnictví dle § 1 zákona o účetnictví (viz. článek Musíte vést účetnictví), musí přejít z daňové evidence na účetnictví. Povinnost vést účetnictví samozřejmě nevzniká okamžitě, je však potřeba dodržet zákon o účetnictví (§ 4).

Příklady

• Jestliže obrat OSVČ překročil 25 mil. Kč, tak musí vést povinně vést účetnictví od prvního dne účetního období následujícího po kalendářním roce, ve kterém se stal účetní jednotkou. Např. podnikatel překročí za rok 2009 obrat 25 mil. Kč, účetnictví je povinen vést od 1. ledna roku 2011. Pro rok 2010 má ještě zákonný odklad.
• Jestliže se OSVČ stala členem sdružení, kde jeden z členům má povinnost vést účetnictví nebo některý z účastníků tohoto sdružení se stal účetní jednotkou (přečtěte si článek Jaké povinnosti má účetní jednotka?), tak potom musí vést účetnictví od prvního dne účetního období následujícího po období, ve kterém k této skutečnosti došlo. Např. OSVČ se stala v roce 2009 členem sdružení, kde je jeden z členů je účetní jednotkou. V tomto případě musí již od 1. ledna 2010 vést účetnictví.

Kdy lze přejít z účetnictví zpět na daňovou evidenci?

S výjimkou ukončení činnosti mohou účetní jednotky ukončit vedení účetnictví nejdříve po uplynutí 5 po sobě jdoucích účetních obdobích, ve kterých vedly účetnictví. Z toho vyplývá, že jakmile OSVČ splní jednu z podmínek pro vedení účetnictví, tak musí účetnictví vést nejméně 5 let, i když již potom tyto podmínky neplní. OSVČ, které začaly vést v roce 2009 účetnictví, mohou přejít zpátky na daňovou evidenci až v od 1. ledna 2014. Je potřeba splnit podmínku, že nebude splňovat podmínky pro vedení účetnictví.

Jaké hrozí sankce za nevedení účetnictví?

V případě, že OSVČ vede daňovou evidenci, i když splňuje podmínky pro vedení účetnictví, může obdržet pokutu od finančního úřadu. Dle § 37 zákona o účetnictví lze udělit pokutu až do výše 6 % hodnoty aktiv. Zákonem je tedy stanovena pouze maximální výše pokuty, v konkrétním případě závisí, jak danou záležitost posoudí finanční úřad.